Informator dla koordynatorów jesiennej edycji konkursu BMK 2020 – pomorskie
Drodzy Koordynatorzy, gratulujemy Wam otrzymania dofinansowania na działania edukacyjno-kulturowe.
Już za chwilę rozpoczniecie realizację swoich projektów w ramach Jesiennej Edycji Konkursu Bardzo Młoda Kultura 2020 – Pomorskie. Przygotowałyśmy dla Was krótki poradnik-informator. Znajdziecie w nim zestaw niezbędnych dokumentów, narzędzi, które będą pomocne w prawidłowej realizacji a także rozliczeniu finansowanego działania.
FINANSOWANIE I ROZLICZANIE KOSZTÓW DZIAŁAŃ
Wydatki mogą być ponoszone od 31 lipca do 09 października 2020 roku. Kwoty dofinansowania przyznanego w ramach konkursu na realizację działań są kwotami brutto, zawierają wszystkie podatki i obciążenia, w tym podatek VAT. Wszystkie koszty realizacji Waszych działań muszą być udokumentowane, efektywne i racjonalne. Wydatki te muszą być niezbędne do realizacji i być ujęte w kosztorysie stanowiącym załącznik do Porozumienia. Pamiętajcie też, że wydatki przeznaczone na realizację Działań muszą być zgodne z wykazem kosztów kwalifikowanych określonych w regulaminie konkursu. Do kosztów kwalifikowanych należą np:
- koszty wynagrodzenia za koordynację Działania
- koszty wynagrodzenia za przygotowanie, prowadzenie i moderowanie działań (prowadzenie zajęć, warsztatów, szkoleń, spotkań, koncertów),
- koszty za wynajem sprzętu i usługę obsługi technicznej,
- koszty promocji, w szczególności promocji w Internecie, w tym w mediach społecznościowych
- zakup materiałów do archiwizacji – pamięć masowa (płyty CD/DVD, pendrive’y, karty pamięci),
- koszt przygotowania witryn www i aplikacji mobilnych,
- koszty łącza i streamingu, zakup domeny i hosting strony powstałej w ramach zadania
- koszty dostawy internetu (w czasie realizacji Działania)
Kosztem nie może być zakup środków trwałych, wydatki inwestycyjne, prace remontowe i modernizacyjne budynków oraz obiektów.
Wszelkie umowy cywilnoprawne z wykonawcami zaangażowanymi w realizację Waszych działań np.prowadzącymi zajęcia, warsztaty będą zawierane bezpośrednio przez Instytut Kultury Miejskiej. W tym celu jako koordynatorzy musicie dostarczyć niezbędne dane i informacje wymagane do zawarcia takich umów w odpowiednich terminach, zgodnie z wytycznymi przesyłanymi przez Monikę Leszczyńską na skrzynki mailowe. Wszelkie faktury również powinny być wystawione na Instytut Kultury Miejskiej. Tutaj niezbędne dane do faktury:Instytut Kultury Miejskiej, ul. Długi Targ 39/40 80-830 Gdańsk NIP: 5833123864.
PROMOCJA I KOMUNIKACJA DZIAŁAŃ
Prowadząc działania informacyjne i promocyjne pamiętajcie by we wszystkich publikacjach i materiałach promocyjnych, na stronach internetowych i kanałach social media, a także przy sporządzaniu dokumentów i opracowań, związanych z dofinansowanym Działaniem, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone są dla uczestników (np. informacje prasowe, zaproszenia, newsletter, listy obecności):
- umieścić informację o dofinansowaniu: Projekt realizowany jest w ramach Programu Narodowego Centrum Kultury Bardzo Młoda Kultura 2019-2021. Operatorem Programu w województwie pomorskim jest Instytut Kultury Miejskiej, instytucja kultury Miasta Gdańska.
- umieścić logotypy Narodowego Centrum Kultury, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Instytutu Kultury Miejskiej i Programu Sieć Kultury. Zestaw logotypów znajdziecie klikając Tutaj Inne formaty logotypów NCK i BMK można pobrać także tutaj https://www.nck.pl/
Prowadząc działania informacyjno-promocyjne w social mediach wystarczy do wpisu dodać hasztagi: #BardzoMłodaKultura #NarodoweCentrumKultury #InstytutKulturyMiejskiej #SiećKultury
Na stronie www.sieckultury.pl będziemy na bieżąco zamieszczać relacje z realizacji Waszych projektów. Dlatego zachęcamy Was do przesyłania na bieżąco informacji oraz krótkich relacji z prowadzonych przez Was działań wraz ze zdjęciami, filmami, publikacjami w mediach społecznościowych, etc. Materiały te możecie przesyłać drogą mailową na adres:
agata.andrasiak@ikm.gda.pl – koordynatorka programu Bardzo Młoda Kultura od 2016 roku. Zajmuje się szeroko rozumianą edukacją kulturową w ramach programu „Sieć Kultury. Łączy edukację i kulturę w Gdańsku i regionie”
malgorzata.cholewinska@ikm.gda.pl – wspiera program organizacyjnie oraz prowadzi i redaguje stronę internetową
monika.leszczynska@ikm.gda.pl – koordynuje działania związane z obsługą konkursu oraz realizacją dofinansowanych projektów
WYMAGANE ZGODY
Ze względu na przepisy oraz kwestie metodologiczne i etyczne będziemy potrzebowały od Waszych uczestników lub ich rodziców zgody na: udział w projekcie, zgodę na przetwarzanie wizerunku oraz udział w badaniu. Podstawowym warunkiem przeprowadzenia badań jest udzielenie przez dziecko świadomej zgody. Dziecko może też swoją zgodę na każdym etapie badań wycofać i powinno zostać o takiej możliwości z góry poinformowane. W przypadku, gdy dziecko jest niepełnoletnie, potrzebna jest zgoda rodzica lub opiekuna prawnego.
Najlepszym sposobem, będzie zebranie wszystkich zgód za jednym razem. Przykładowe zgody załączamy tutaj Zgody_uczestników
PODSUMOWANIE I EWALUACJA DZIAŁAŃ
Choć do końca realizacji Waszych działań daleka droga już teraz warto pomyśleć i zaplanować czas na podsumowanie i ewaluację projektu. Chociaż Narodowe Centrum Kultury zaproponowało w ramach porównywalności wyników badań na poziomie ogólnopolskim narzędzia do ewaluacji odbiorców Waszych projektów, warto poszerzyć je o własne, twórcze podejście do zbierania informacji od uczestników np.: w formie pamiętników, rysunków, zabawy, wykorzystać emotki, kamyczki, fotografie itp. Pamiętajcie, że z ewaluacji możecie się bardzo dużo dowiedzieć.
Załączone narzędzia ewaluacyjne o nazwie: pociąg: umiejętności, ludzie, plany, produkty, a także wydzieranka skierowane są do wszystkich uczestników Waszych działań. Warto już teraz pomyśleć o tym w jaki sposób i kiedy narzędzia zostaną wykorzystane. Można wpleść je w wydarzenia finałowe lub spotkania podsumowujące.
Dla każdego koordynatora przygotujemy i wyślemy pakiet po ok. 20 sztuk każdego z narzędzi do rozdania uczestnikom pod koniec bądź po zakończeniu projektu.
Możecie skorzystać z nich np.:
- rozdając wydzieranki i poszczególne wagony swoim uczestnikom na spotkaniu podsumowującym;
- rozdając do indywidualnego wypełnienia wydzieranki a wagony wspólnie omówić w formie warsztatu naklejając na nie karteczki samoprzylepne z przemyśleniami dotyczącymi poszczególnych kwestii: nabytych umiejętności, poznanych ludzi, planów i marzeń dotyczących kontynuacji podobnych działań.
- rozsyłając wydzieranki drogą elektroniczną z prośbą o zaznaczenie odpowiedzi i odesłanie do koordynatora, a wagony omawiając na spotkaniu online (ważne, żeby poruszone kwestie nie umknęły i zostały zapisane przez koordynatora bądź moderatora spotkania);
Zdajemy sobie sprawę, że większość Waszych działań odbywa się online, bez kontaktu z uczestnikami. Dlatego przełożyłyśmy pytania z wydzieranki oraz pytania z pociągu na formularz ankietowy. Link do niego dostępny jest tutaj: https://docs.google.com/form Jeśli to ułatwi Wam pracę możecie po zakończonych działaniach rozesłać go do swoich uczestników z prośbą o wypełnienie. Być może tak będzie Wam łatwiej zebrać opinie uczestników. Przy wyborze tego rozwiązania warto monitorować liczbę wypełnionych ankiet, a uczestnikom przypominać o ich wypełnianiu.
Poza formularzem elektronicznym, wypełnione przez uczestników pakiety trzeba będzie do nas zwrócić. Będziemy potrzebowali zarówno wydzieranek, jak i wypełnionych wagonów pociągu. Może to być paczka z ręcznie wypełnionymi narzędziami bądź skany, zdjęcia czy opisy. Jeśli chcielibyście zadać jakieś dodatkowe pytania swoim uczestnikom jesteśmy do Waszej dyspozycji. Formularz dostępny pod linkiem można edytować i dostosować do Waszych potrzeb.
WISIENKA NA TORCIE
Jeśli skończyliście już swoje działania…
Zaplanowane w projekcie działania dobiegły końca, narzędzia ewaluacji są wypełnione przez uczestników Waszych projektów, przesłaliście relacje na stronę, umowy zostały podpisane a faktury rozliczone nadszedł czas na chwilę oddechu, namysłu i przygotowanie raportu końcowego oraz wypełnienie tabeli z danymi ilościowymi.
- Raport z realizacji projektu (o którym mowa w porozumieniu) Część A _sprawozdanie merytoryczne i Część B_sprawozdanie finansowe
- Tabelę wskaźników Wskaźniki
W razie pytań, wątpliwości jesteśmy do Waszej dyspozycji! 😉
